چگونه طرح توجيهي بنويسيم
تعيين طرح توجيهي يك ايده از بسياري جهات جزء دشوارترين كارها محسوب مي شود ، زيرا اطلاعات زيادي لازم است و تعداد كمي در دسترس است
. تقريباً هميشه فشارهاي زمان وجود دارد به گونه اي كه تجزيه و تحليل و تخمين ها بايد به سرعت و معمولاً با منابع بسيار كمي انجام شود. اين شرايط فقط واقعيت است. در حالي كه ، در تئوري ، تغييرات بعداً در دامنه ، برنامه و بودجه ممكن است اتفاق بيفتد ، در حقيقت ، بيشتر اين پارامترها در طول طرح توجيهي تنظيم شده اند و در واقع بعداً دشوار است. اين واقعيت اهميت اين مرحله را بسيار مهم مي كند. هزينه انجام يك مطالعه طرح توجيهي معمولاً نسبتاً ناچيز است - شايد 1-5٪ از هزينه نهايي پروژه - اما اگر هزينه اي صرف شود ، هزينه خوبي است.
نوشتن طرح توجيهي خود داراي دو بخش مهم است - اول ، تعيين و تعيين دامنه ، بودجه و برنامه. و دوم ، مقايسه ارزش اقتصادي پروژه تعريف شده با برخي از استاندارد هاي شركت يا گزينه هاي ديگر براي سرمايه گذاري ( والله ريسترا ، 1983 ). برخي از عناصر دامنه عبارتند از: ( كلارك ، 1999 ):
•
شرح فرايند
•
نمودار جريان فرآيند
•
استفاده و تهيه مواد اوليه خام
•
عملكرد و پارامترهاي توليد
•
بسته بندي و پر كردن
•
درجه اتوماسيون
•
بسته بندي استفاده از مواد
•
روش هاي دست زدن به مواد
•
ذخيره سازي محصول نهايي
•
مورد نياز برنامه هاي كاربردي
•
پارامترهاي سايت (اندازه ، پيكربندي ، سبك مالكيت).
در اين مرحله نه ساختمان و نه تأسيسات با جزئيات طراحي نشده اند ، اما اين تعريف براي پشتيباني از دانلود طرح توجيهي كافي است. مطالعات طرح توجيهي به بهترين وجه توسط تيم هاي چند رشته اي با نمايندگان بخش هاي مختلف مربوط به مالك و كمكهاي مشاوره خارج انجام مي شود.بخش هايي كه بايد در آن شركت داشته باشند شامل مهندسي ، عمليات ، تحقيق ، خريد و امور مالي هستند. بازاريابي ، منابع انساني ، فناوري اطلاعات و بخشهاي كيفيت بايد آگاه باشند اما بندرت مشاركت مستقيم دارند. مشاوران خارجي ممكن است شامل معماران ، مهندسان فرآيند و مديران ساخت و ساز باشند. غالباً ، مطالعات طرح توجيهي كاملاً توسط كاركنان شركت انجام مي شود و انتخاب مشاوران خارج از موعد تاخير در آن انجام مي شود. انتخاب يك مشاور در اين مرحله ، مالك را به استفاده از همان مشاور براي كل پروژه متعهد نمي كند ، نوشتن طرح توجيهي اگرچه مشاور احتمالاً آرزو مي كند كه چنين نبوده باشد. مؤسسات مشاوره اي وجود دارند كه به ويژه در طرح توجيهي يا مطالعات مقدماتي خوب هستند و ممكن است در مراحل بعدي از صلاحيت يا كارآيي كمتري برخوردار باشند معكوس نيز مي تواند درست باشد - يعني
شركت هاي مشاوره اي وجود دارند كه در يك يا چند رشته تخصص دارند و ساير افراد فقط يك يا دو رشته را تمركز مي كنند ، به عنوان مثال وجود دارند كه فقط معماري را انجام مي دهند ، در حالي كه بنگاه هاي ديگر تمام رشته ها را براي يك پروژه اصلي تحت يك سقف ، حتي به ميزان برخورداري از كارگران ساختماني. يك مالك ممكن است براي بنگاههاي خاص يا براي انواع خاصي از بنگاهها - يعني براي تخصصي يا چند رشته اي ، بزرگ يا كوچك و غيره ، ترجيح داشته باشد. در انتخاب بنگاههاي مشاوره ، تجربه آنها با يك مالك و با نوع پروژه بايد مهم باشد. صلاحيت قدرت مالي ، توانايي جذب ريسك و شهرت نيز بايد از عوامل باشد.
مرحله ارزيابي اقتصادي مطالعه طرح توجيهي رايگان نياز به تعيين و تعريف دارد:
•
فروش فعلي و تاريخي محصول (بازديد كنندگان) (در صورت لزوم)
•
فروش آينده پيش بيني شده (حجم و قيمت فروش)
•
هزينه مواد اوليه
•
هزينه هاي خدمات
•
هزينه هاي كار و عوامل ديگر
•
هزينه سرمايه تجهيزات و تأسيسات
•
ارزش فعلي خالص جريانهاي نقدي آينده ، بازده سرمايه گذاري و ساير پارامترهاي مالي كه مطابق مالك آن ترجيح مي دهد
•
حساسيت پيش بيني ها و تخمين ها به عوامل مختلف ، مانند تأخير ، تغيير قيمت در فروش يا مواد اوليه ، يا كمبود حجم پيش بيني شده ( Maroulis and Saravaغير مجاز مي باشد، 2007 ).
بسياري از دشواري هاي انجام مطالعات طرح توجيهي در مقايسه با مرحله تعريف پروژه از ارزيابي اقتصادي ناشي مي شود ، زيرا بخش اعظمي از ارزيابي به برآوردها متكي است وعكس هاي فوري در زمان تمام هزينه ها اغلب به دليل حوادثي كه خارج از كنترل هركسي باشد تغيير مي كند. زمان و منابع موجود ، ميزان جزئياتي را كه مي توان در تجهيزات و مشخصات ساختمان تعيين كرد ، محدود مي كند و بنابراين دقت برآورد هزينه را محدود مي كند. اكثر متخصصان معتقدند كه برآورد هزينه در مرحله امكان پذيري مستلزم كمك هزينه هاي احتمالي حداقل 30٪ از كل هزينه است ( كلارك ، 1997a ). با اين حال ، بسياري از شركت ها ادعا مي كنند كه احتمالي فقط 10٪ ممكن است ، سطحي از صحت كه به سختي در هر مرحله در واقعيت حاصل مي شود ( مروو و همكاران ، 1981) اين معضل به طور مرتب با هجوم ساير برآوردهاي مورد خط برطرف مي شود ، كه نتيجه مي دهد درنهايت احتمالات در شرايط احتمالي در برآورد وجود دارد. اگر تخمين ها خيلي زياد متورم باشند ، ممكن است پروژه از نظر اقتصادي غيرممكن به نظر برسد كه ، در واقع ، جذاب باشد. اين دليل تجزيه و تحليل حساسيت است - اگر پروژه حاشيه اي باشد ، نسبت به تغييرات كوچك در برآورد هزينه بسيار حساس خواهد بود. اگر محكم باشد حساسيت كمتري خواهد داشت.
يك مطالعه طرح توجيهي در گزارشي نتيجه مي گيرد ، كه بايد مختصر اما كامل باشد ، زيرا يكي از مواردي كه به خوبي انجام شده است مي تواند به عنوان نقشه راه براي توازن پروژه خدمت كند. مي توان نامگذاري كد را به پروژه اختصاص داد ، تا حدودي براي برخي از امنيت در برابر رقبا ، بلكه براي شروع هويت براي تيم مرتبط با پروژه نيز مفيد باشد. در حالي كه مشاوران ، در صورت وجود ، ممكن است يا ممكن است با اجراي اين پروژه ادامه ندهند ، حداقل برخي از كارمندان مالك بايد به حفظ استمرار و حافظه شركتي ادامه دهند. اين گزارش فرضيات و استدلال را مستند مي كند ، اما ضبط كردن هر بحث دشوار است ، بنابراين حفظ برخي از افرادي كه درگير شده اند مي تواند بسيار مفيد باشد. اگر پروژه شامل تسهيلات جديد باشد ، برخي از شركت هاي موفق مدير آينده كارخانه را مشخص مي كنند و مدير پروژه را در طول طراحي و ساخت مي سازند. اين احساس مالكيت و مسئوليت ايجاد مي كند.
اين گزارش بايد حاوي خلاصه اجرايي در حدود سه صفحه باشد كه در آن كليه نتايج قابل توجهي به خصوص تحليل اقتصادي ارائه مي شود. واقعيتهاي ناچيز در مورد آنچه كه تسهيلات انجام مي شود ، اما لزوماً چگونه يا چرا نيست ، بايد در خلاصه اجرائي گنجانده شود. گزارش بايد تاريخ گذاري شده و همه شركت كنندگان مشخص شوند.
گزارش اين گزارش شامل نقشه ها ، تخمين ها ، برنامه ها و روايتي است كه عمليات را شرح مي دهد. كليه فرضيات ، سازش ها و داده هاي پشتيبان قابل توجه بايد در بدنه گزارش يا ضمايم درج شود. ايجاد رندر يا پرسپكتيو كاملاً ضروري نيست ، اما مي تواند بسيار مؤثر باشد در برقراري ارتباط با مديراني كه در خواندن مهارت ندارند.نقشه ها و نقشه هاي ارتفاع چنين نقاشي نشان مي دهد كه چه تسهيلات از بيرون به نظر مي رسد. همچنين نرمافزارهاي مدرن پيش نويس مي توانند سه نقاشي با ابعاد مختلف توليد كنند كه در مقايسه با نقشه هاي معمولي (كه صاف و دو بعدي هستند) در دسترس غير مهندسين است. هزينه نسبتاً ناچيز چنين كمكي هاي ارتباطي با بهبود درك در سطوح مديريتي كه بايد سرمايه گذاري ها را تأييد كند ، توجيه مي شود. تأكيد در يك مطالعه طرح توجيهي بر ارزش اقتصادي يك پروژه پيشنهادي است. پروژه بايد به طور واضح تعريف شود ، اما جزئيات فني از ارزش بالقوه و خطرات و حساسيت آن اهميت كمتري دارند.
حتي اگر نتيجه يك مطالعه طرح توجيهي اين باشد كه يك پروژه پيشنهادي جذاب نيست ، مطالعه بايد به همان اندازه مستند باشد كه گويي جذاب است ، زيرا شرايط مي تواند تغيير كند. درك اين مسئله مهم است كه چرا يك مفهوم پيشنهادي از كار مي افتد - شايد نياز به تحقيق در جهت جديد باشد يا شايد ساختن يك محصول مشابه با يك توليد كننده به جاي ساختن يك تاسيسات جديد ، عاقلانه باشد. فهميدن هزينه ساختن چيزي كه در مذاكره با يك توليدكننده انجام مي شود ، مفيد است و اين يك نتيجه از يك طرح توجيهي است
برچسب: تسكوشاپ، طرح توجيهي، نوشتن طرح توجيهي،
ادامه مطلب
